IncaWeb: Soluciones integrales para la gestión documental y procesos empresariales
IncaWeb es una plataforma tecnológica diseñada para facilitar y optimizar la gestión integral de documentos, registros y procesos en organizaciones de diferentes tamaños y sectores. Su principal actividad se centra en ofrecer una solución corporativa ágil, adaptable y eficaz para la automatización y control de sistemas de gestión, incluyendo calidad, medio ambiente, prevención de riesgos laborales e I+D+i.
Servicios y productos que ofrece IncaWeb
La plataforma IncaWeb está basada en una arquitectura de bases de datos relacionales y tecnología web, que permite su acceso multiplataforma mediante navegadores estándar, sin necesidad de instalaciones adicionales en dispositivos del usuario. Además, está disponible tanto para su uso en intranet (servidores propios del cliente) como en modelo SaaS (software como servicio), facilitando el acceso remoto y la reducción de costes asociados a infraestructura y licencias.
Los servicios de IncaWeb se distribuyen en cuatro módulos funcionales principales, que pueden operar de forma integrada o independiente según las necesidades de cada organización:
- Módulo de Procesos: Permite el modelado, diseño y ejecución de procesos de negocio (BPM) mediante flujos de trabajo que facilitan la gestión, archivo, búsqueda y análisis de registros de datos. Incluye funcionalidades colaborativas y capacidades de integración con sistemas externos como ERP o bases de datos.
- Módulo de Sistema: Gestiona licencias, permisos y configuración general de usuarios dentro de IncaWeb, así como los parámetros asociados a la información contenida en los distintos módulos.
- Módulo de Documentación: Proporciona un entorno unificado para la gestión eficiente de toda la documentación empresarial, optimizando la distribución y el acceso a la información en todos los niveles de la organización y ámbitos.
- Módulo de Biblioteca: Dispone de avanzadas funciones de búsqueda textual y organización documental, permitiendo la clasificación jerárquica de documentos y la creación de listas de palabras clave. Incluye soporte para distintos formatos (Word, Excel, PowerPoint, PDF) y escaneado con reconocimiento OCR, facilitando que los usuarios sean notificados ante la incorporación de nuevos documentos relevantes.
- Módulo de Contratas: Facilita la gestión documental específica para proyectos y obras, promoviendo la comunicación entre todos los involucrados (propietarios, licitadores, contratistas y subcontratistas). Permite definir tipos y controles de documentos, categorización, accesos diferenciados y verificación del cumplimiento de requisitos normativos en contratas laborales.
Características técnicas y funcionales
IncaWeb se destaca por ser una aplicación web multilingüe, compatible con diversos sistemas de bases de datos como Access, Oracle y SQLServer, y soportar ambientes multiempresa y multisistema, lo que permite gestionar independientemente múltiples empresas o sistemas desde una sola instalación. Actualmente, soporta idiomas como español, inglés, francés y portugués, con la posibilidad de asignar el idioma por usuario.
La estructura modular de IncaWeb proporciona gran flexibilidad para que las empresas puedan implantar progresivamente los módulos que requieran, ajustándose a sus necesidades específicas. Su tecnología orientada al navegador facilita el uso desde PCs, Macs o dispositivos móviles, con próximamente una aplicación para smartphones Android e iOS, incrementando así su accesibilidad y movilidad.
Ventajas y beneficios de IncaWeb
Entre los principales beneficios que aporta IncaWeb se encuentran:
- Gestión segura y controlada: Garantiza la confidencialidad y seguridad de la información mediante un sistema riguroso de control de accesos y permisos.
- Mejora de la eficiencia: Automatiza y agiliza la gestión documental y de procesos, reduciendo costes operativos y tiempos de entrega, con una instalación rápida - incluso en modalidad SaaS el tiempo de puesta en marcha puede ser de solo 24 horas.
- Adaptabilidad: Se adapta a las necesidades de cualquier organización, permitiendo personalizaciones que minimizan los costes de implantación y consultoría, favoreciendo un cambio cultural sencillo gracias a una interfaz amigable.
- Comunicación y colaboración: Facilita la colaboración interna mediante espacios de trabajo seguros en Intranet o Internet, promoviendo la participación y formación del personal en la gestión de sus sistemas.
- Reducción del uso del papel: Al digitalizar la documentación y los procesos, contribuye a disminuir el consumo de papel dentro de las organizaciones.
- Multilingüe e internacional: Su entorno multilingüe y capacidad de operar en múltiples países hacen que IncaWeb sea idóneo para empresas con presencia internacional.
Trayectoria y enfoque de Novotec, distribuidor de IncaWeb
Novotec, distribuidor oficial de IncaWeb, cuenta con más de 30 años de experiencia en el desarrollo de soluciones integrales en gestión de calidad, medio ambiente, salud laboral y sostenibilidad. Esta trayectoria respalda su capacidad para adaptar IncaWeb a los requisitos específicos de cada cliente, ofreciendo soporte especializado en ingeniería y dirección de proyectos.
La empresa ha implementado IncaWeb en más de cien organizaciones, abarcando desde grandes multinacionales hasta pymes de sectores diversos. La elevada satisfacción del cliente queda reflejada en encuestas anuales donde el 98 % de los usuarios se declara satisfecho o muy satisfecho con el rendimiento y funcionalidad de la plataforma, y el 95 % la recomendaría a otras compañías.
Clientes y referencias destacadas
Entre los usuarios destacados de IncaWeb se incluyen importantes empresas y entidades tanto públicas como privadas, tales como Ford, Endesa, Europcar, Leche Pascual, Ministerio de Medio Ambiente, Laboratorios Leti, Applus+, Ministerio de Ciencia y Tecnología, Ayuntamiento de Madrid, Siemens o Grupo Cesce, entre otros. Estas referencias avalan la fiabilidad y eficiencia de la plataforma en la gestión documental y de procesos en entornos complejos y normativizados.
Compromiso y futuro
La filosofía de IncaWeb promueve un entorno colaborativo que favorece la participación de todos los empleados en la mejora continua de los sistemas de gestión, al tiempo que asegura la conformidad con estándares normativos. Su apuesta por la innovación tecnológica y la flexibilidad asegura que se mantenga como una herramienta vigoro¬sa y adaptada a las tendencias actuales, incluyendo la integración de nuevos dispositivos y tecnologías de movilidad.
Si busca optimizar la gestión documental y administrativa de su organización con una solución segura, multifuncional y adaptable, IncaWeb representa una opción sólida y avalada por la experiencia. Para conocer más sobre cómo IncaWeb puede ayudar a transformar sus procesos de negocio, le invitamos a contactar con el equipo de Novotec o visitarnos para recibir asesoramiento personalizado.
